Un ERP à plus de 100 000 € par an, un outil de planification à 200 000 €, un calcul des besoins qui tourne toute la nuit. Et le matin, le planificateur ouvre Excel. Ce constat, nous le faisons sur presque tous les sites industriels que nous visitons, grands groupes compris. La planification de production sur Excel n'est pas un reste du passé que l'ERP n'a pas encore effacé : c'est, dans la plupart des PME, l'outil qui fait réellement le plan.
Pourquoi Excel résiste-t-il ? Qu'est-ce qu'il fait mieux que l'ERP, et où casse-t-il ? Et surtout, comment passer à un logiciel sans perdre les règles qui se sont accumulées dans les classeurs ? Cet article répond avec des cas concrets.
Pourquoi la planification de production sur Excel survit à l'ERP
Les ERP structurent les données et les flux : articles, nomenclatures, stocks, commandes, OF, achats. C'est leur force. Mais la planification, celle qui consiste à décider quoi fabriquer demain avec la matière et les heures disponibles, reste souvent en marge. Quatre situations rencontrées sur le terrain l'illustrent.
Un MRP qui propose des OF infaisables
Dans une entreprise agroalimentaire qui investit plus de 100 000 € par an dans son ERP, le calcul MRP tourne chaque nuit pendant plusieurs heures. Le matin, l'ordonnanceur extrait dans Excel tous les OF créés et vérifie, un par un, s'ils sont réalisables avec les matières premières disponibles. La plupart ne le sont pas : le MRP planifie à capacité infinie et ignore la matière du jour. L'ordonnanceur modifie alors les OF à la main pour atteindre l'équilibre matière.
Un outil de planification trop lent pour itérer
Sur un autre site, 200 000 € ont été dépensés dans un outil de planification. L'objectif est le même : l'équilibre matière. À chaque modification du tableau, un écran recalcule la charge et la capacité. Le temps de calcul est de 10 secondes. Cela semble acceptable, sauf que le planificateur itère une centaine de fois par jour pour équilibrer sa production : plusieurs minutes d'attente cumulées, chaque jour, à regarder un sablier. Il est revenu sur Excel, où le recalcul est instantané, malgré les extractions et la maintenance que cela impose.
Une granularité que l'ERP n'atteint pas
Dans une usine de sauces, l'ordonnancement doit être précis à la minute : les sauces préparées ont une durée de vie très courte avant conditionnement. L'ERP planifie correctement, mais ne descend pas à ce niveau de détail. Développer la fonctionnalité serait long et coûteux. Un classeur Excel rempli de macros a pris le relais, et les équipes gèrent elles-mêmes les ajustements de dernière minute.
Une planification reléguée au second plan
Une biscuiterie investit massivement dans un ERP. Comme souvent, la priorité va aux stocks, aux commandes et à la logistique ; la planification n'est pas dans le périmètre. Faute d'outil, l'équipe planifie dans Word. Ailleurs, un site recule devant le coût de migration de son ERP Sage, conserve une ancienne version et la complète avec Excel : les coûts sont contenus, mais il faut jongler entre plusieurs outils, avec les erreurs et la maintenance que cela entraîne.
Ce qu'Excel fait bien
Ces cas ont un point commun : Excel l'emporte parce qu'il laisse le planificateur appliquer ses propres règles, tout de suite.
- Le recalcul instantané. Changer une quantité et voir le stock projeté ou la matière restante bouger sans attendre. C'est la condition pour itérer cent fois par jour.
- Les règles métier dans les colonnes. Une colonne « couverture cible », une colonne « matière consommée », une formule qui prend le maximum des ventes réelles et des prévisions : chaque site a les siennes, et elles tiennent dans une formule.
- La liberté de maille. À la minute pour des sauces, à la semaine pour un PDP, dans le même classeur si besoin.
- Un coût d'essai quasi nul. Tester une méthode de planification dans Excel prend quelques jours ; dans l'ERP, quelques mois de projet.
Où Excel casse
Les mêmes qualités deviennent des failles dès que le classeur devient l'outil officiel.
| Ce qu'Excel permet | Ce que cela coûte au quotidien |
|---|---|
| Des extractions copiées-collées depuis l'ERP | Une ressaisie chaque matin, des stocks périmés dès midi, des OF recréés à la main dans l'ERP |
| Des formules et des macros écrites par une personne | Une dépendance à son auteur : congés, arrêt maladie ou départ, et le fichier n'a plus de pilote |
| Un classeur qui grossit avec les références | Des fichiers lourds, des recalculs qui ralentissent, des plantages |
| Une liberté totale de saisie | Des erreurs humaines silencieuses : une cellule écrasée, un tri partiel, une formule décalée |
| Un fichier par utilisateur | Pas de travail simultané, pas d'historique, pas de traçabilité des décisions |
Une mise à jour d'Excel peut même casser une macro qui fonctionnait depuis des mois. C'est pourquoi nous demandons toujours de tester une nouvelle version avant de la déployer sur le poste du planificateur, et de penser l'après-Excel dès le début du projet.
Remplacer Excel par l'ERP, ou garder les règles et changer de contenant ?
La question « faut-il remplacer Excel par l'ERP ? » est mal posée. Dans les cas ci-dessus, l'ERP avait déjà eu sa chance et ne l'a pas saisie, non par mauvaise volonté, mais parce que ses limites en planification sont structurelles : un MRP à capacité infinie, une maille imposée, des temps de recalcul longs, un paramétrage figé par le projet d'intégration. Ce qu'il faut conserver, ce n'est pas le classeur, ce sont les règles qu'il contient. Voici la démarche que nous suivons.
- Inventorier les règles. Lister chaque colonne calculée du classeur et la question à laquelle elle répond : « combien de jours de couverture », « quelle matière reste-t-il », « quel OF est urgent ». C'est le cahier des charges fonctionnel, et il existe déjà.
- Séparer les données des décisions. Les données (stocks, commandes, OF, nomenclatures) doivent venir de l'ERP automatiquement, chaque matin. Les décisions (quantités, dates, priorités) restent au planificateur.
- Choisir un outil où les colonnes se programment. Si le logiciel ne permet pas d'écrire la règle « maximum des ventes et des prévisions jusqu'à 10 h, ventes réelles seules après », le planificateur retournera à Excel.
- Laisser l'ERP maître. L'outil de planification propose ; les OF et les achats sont créés ou mis à jour dans l'ERP, sans ressaisie.
- Faire tourner les deux en parallèle pendant quelques semaines, comparer, puis débrancher le classeur.
Ce que nous voyons sur le terrain
Nous avons construit des classeurs de planification utilisés six jours sur sept, de 7 h à 19 h, pendant plus de deux ans, par des planificateurs dont le niveau Excel était moyen. Ils ont tenu parce que les règles étaient les leurs et que le recalcul était immédiat. Ils ont souffert chaque fois que l'auteur du fichier n'était pas joignable, ou qu'une mauvaise manipulation a bloqué une macro. Nous décrivons l'un d'eux dans ce cas de planification à moyen terme en agroalimentaire.
Nous voyons aussi que le planificateur qui itère cent fois par jour n'a pas besoin d'un solveur : il a besoin de voir instantanément l'effet de chaque modification sur la matière, la charge et le stock projeté. C'est exactement ce qu'Excel lui donnait, et c'est ce qu'un logiciel de planification doit lui redonner, avec en plus des données à jour, plusieurs utilisateurs et un historique.
Conclusion
Les limites des ERP en planification sont une réalité, et la planification de production sur Excel en est la conséquence logique, pas une anomalie. Excel fait bien ce que l'ERP fait mal : recalculer vite, selon les règles du site. Il casse sur ce que l'ERP fait bien : des données partagées, à jour, tracées. La voie raisonnable n'est ni de forcer l'ERP ni de garder le classeur, mais de transporter les règles dans un outil qui lit l'ERP et laisse le planificateur décider.
C'est le principe de Planiprod : vos règles Excel deviennent des colonnes programmables, qui s'expliquent d'un clic, alimentées chaque matin par votre ERP ou par vos classeurs existants ; l'ERP reste maître des OF et des achats. Nous expliquons sur notre page consacrée au passage d'Excel à un logiciel comment nous reprenons un classeur existant, et vous pouvez demander une démo avec votre propre fichier.