Appliquer des taux de couverture donne, chaque jour, un plan de fabrication irréalisable : la matière issue de l'abattage ne correspond jamais à ce que les ventes demandent. C'est le point de départ de ce projet de planification Excel à court et moyen terme en agroalimentaire, mené dans une usine de volaille en attendant un développement dans l'ERP du groupe.
Contexte
L'entreprise est un grand groupe agroalimentaire français de la volaille, qui vise l'intégration complète de ses flux dans l'ERP et les applications métier. Un tel chantier prend des années, et une usine de 200 personnes, six lignes de production, avait besoin de structurer sa planification tout de suite.
Le groupe a donc choisi une solution transitoire : des classeurs Excel avec macros couvrant la prévision des ventes, la planification à long et moyen terme et l'ordonnancement à très court terme sur lignes. Ce cas présente le fichier de planification à moyen terme, le « Planning OF » ; l'ordonnancement à court terme fait l'objet d'un cas distinct.
Le problème
Planifier de la volaille, c'est gérer une double contrainte. D'un côté, les prévisions de ventes et les objectifs de couverture définissent un plan idéal : par exemple 1,5 tonne de cuisses et 2 tonnes de filets de poulet jaune standard. De l'autre, l'abattage livre une matière dont la quantité ne dépend pas de ce plan. Si elle manque, le plan est caduc ; si elle est excédentaire, les DLC très courtes obligent à l'écouler vite.
S'y ajoute le déséquilibre des ventes : un poulet donne deux filets et deux cuisses, une promotion sur les filets laisse des cuisses en excédent, et la cuisse se découpe en haut de cuisse et pilon, qui ne se vendent pas au même rythme. Le MRP classique, à capacité infinie et sans contrainte matière, ne suffisait pas ; aucun ERP ne répondait correctement à ce besoin.
Ce que nous avons mis en place : une planification Excel à court et moyen terme en agroalimentaire
Quinze jours, cinq colonnes par jour
Le fichier couvre quinze jours, renouvelés chaque semaine. Chaque jour affiche cinq colonnes : stock initial, approvisionnements, fabrication, ventes (réelles et prévisions combinées) et stock de fin de journée, avec des sous-colonnes dépliables et des vues préenregistrées.
Des imports sans ressaisie
Les prévisions de ventes sont importées depuis le classeur de prévision. Le planning d'abattage, les commandes clients, le stock initial et les fabrications en cours viennent de l'ERP : sans accès direct aux tables, le planificateur colle une extraction dans un onglet, et une macro l'intègre au planning de façon quasi instantanée.
Une règle explicite entre prévisions et ventes réelles
Pour le stock de fin de journée, le fichier retient la plus élevée des deux valeurs, ventes réelles ou prévisions, jusqu'à une heure paramétrable ; passé 10 h, les ventes réelles sont jugées plus fiables. Un tableau compare ventes et prévisions, et le planificateur peut appliquer un coefficient aux fonds de rayon quand les ventes décrochent plusieurs jours de suite.
La contrainte matière recalculée en continu
Nous avons écarté le plan de production automatique : les tests ont montré que l'application des taux de couverture par référence produit toujours un plan irréalisable, faute de tenir compte de la matière. À la place, une fenêtre au-dessus du tableau affiche les disponibilités matière et se recalcule chaque seconde : à chaque quantité saisie, la macro déduit la matière nécessaire selon la nomenclature et met à jour le disponible.
Deux leviers complètent ce dispositif : la nomenclature des références « morceaux choisis » (six morceaux, en théorie trois hauts de cuisse et trois pilons) peut être modifiée pour une journée dans la limite du cahier des charges de la marque ; et la substitution de matière permet de fabriquer une référence avec une autre matière, ou de couvrir un besoin par une autre référence.
Bilan matière et sorties vers l'atelier
Un bilan matière donne l'atterrissage des stocks par morceau anatomique sur quinze jours : c'est avec lui que le planificateur pilote la congélation, les approvisionnements et les exports. En sortie, les OF partent en CSV vers l'ERP, et un listing papier classé par une macro donne aux chefs d'équipe leur vision à la journée.
Résultats
Le fichier est utilisé six jours sur sept, de 7 h à 19 h, par un planificateur principal et un second, parfois une personne tierce le samedi matin. Il est en service depuis plus de deux ans, faute d'équivalent dans l'ERP. Depuis la mise en place du bilan matière, les erreurs de pilotage se sont nettement raréfiées. Les utilisateurs, d'un niveau Excel moyen au départ, identifient désormais eux-mêmes l'origine de la plupart des blocages de macros.
Ce que nous en retenons
Un classeur de cette envergure est ambitieux pour un usage aussi intensif. Il a pourtant rempli ses objectifs : éteindre le feu, tester rapidement une méthode de planification, la faire évoluer de façon agile et préparer le développement plus long dans l'ERP du groupe. Quand ce développement a démarré, il a fallu une démonstration vidéo du fichier pour faire comprendre au prestataire qu'un MRP et un CBN classiques ne conviendraient pas.
La robustesse reste la limite : erreurs d'utilisation et macros bloquées les premiers mois, sollicitations pendant les congés ou les absences des planificateurs principaux. D'où nos recommandations pour un projet de ce type : former les utilisateurs à Excel avant le projet, prévoir une présence intensive le premier mois, organiser la maintenance à long terme, ne pas mettre à jour Excel sans test préalable, et penser dès le départ à l'après-Excel.
Et aujourd'hui ?
Ce que ce classeur faisait avec des macros, Planiprod le fait en standard : un PDP sur quinze jours ou plus, le stock projeté par référence, le calcul des besoins matière à partir des nomenclatures, la règle « maximum des ventes réelles et des prévisions » écrite dans une colonne programmable qui s'explique, des imports de l'ERP chaque matin et des OF renvoyés à l'ERP, qui reste maître. Pour voir comment Planiprod lit votre PDP Excel, demandez une démo ou consultez nos réalisations.